Agile аудит – аудит в эпоху хаоса: советы и личный опыт
24 МАЯ 2021
А.А. Власова
Старший консультант Отдела управления рисками "Делойтт", Дания
Действующие сертификаты: CIA/ACCA/CISA/CRMA
2020 поменял многое и под особый удар попали контроли
Сейчас очень модно рассуждать на тему agile, и часто компании пытаясь попасть под стандарты цифровых трансформаций и прочих новомодных тенденций, не понимают, в чем же суть тех или иных техник и лучших практик.

Проблемы, с которыми сталкивается компания, в режиме agile могут быть следующими:
  • Внутреннее сопротивление со стороны сотрудников
  • Отсутствие стратегии
  • Обоснование неэффективного менеджмента нуждами бизнеса
  • Отсутствие экспертизы и знаний в предметной области
SCRUM (scrum «схватка» перевод с англ.) — метод управления проектами.
Следует различать SCRUM и Agile. SCRUM используется как в сфере разработки ПО, так и в других производственных бизнес-отраслях.

Если говорить про agile, то все же еще бытует мнение, что данные методологии применимы только для сферы ИТ, и в частности для ИТ разработок.

Сегодня я хотела бы затронуть методологию Scrum (скрам), как одну из основных методик Agile и ее применение вне ИТ, а именно в аудите, если принять каждую аудиторскую проверку за мини проект в рамках одного большого проекта – годового плана аудита.
Аудиторы и Agile
Относительно недавно аудиторы поняли возможности Agile и стали применять данные техники для проведения аудитов.

Мое знакомство с гибкими методиками начались несколько лет назад, когда я принимала участие в проектной группе по разработке технических решений для нового программного обеспечения.

И тогда я смогла увидеть и оценить основные возможности данной методики и впоследствии внедрить в аудиторскую жизнь.

На тот момент я и не осознавала, что подобного рода изменения помогут существенно сократить бюджет на проведение аудиторских заданий без потери качества (!).
От документации к действиям
Гибкие методологии сейчас крайне дискредитированы, а особенно в части того, что отсутствие порядка и документации аргументируется наличием agile.

И тут для любого аудитора наступает страшный сон, так как мы как раз за то, чтобы все это было структурировано. Однако, хочу разочаровать Вас. Гибкие методологии – это как раз-таки про структуру и четкую документацию, но не про документацию ради документации. Подход тут прост – если не работает, то нужно менять, и оформлять все это должным образом, а не следовать слепо зову сердца, при это оставляя за бортом так называемую «бюрократию».

Гибкие методологии должны помогать выстраивать процесс так, чтобы продукт, в нашем случае аудиторский отчет, готовился итерациями и приносил пользу. Прошу заметить, что это никак не означает, что в случае устранения тех или иных рисков в ходе аудиторского процесса, Вы должны удалить это из отчета, Кодекс профессиональной этики аудитора никто не отменял.
Роли и обязанности
С помощью подхода Scrum, аудиторская команда может отслеживать ход аудиторского задания, разделяя задание на спринты (спринт - краткосрочные периоды не более 14 дней), в течение которых аудиторская команда готовит новый продукт или прототип продукта, в данном случае это может быть черновой отчет по какой-то одной области в рамках проверки.

Как и в любой команде, в Scrum команде имеется четкое разделение ролей, зон ответственности и обязанностей.

Хотелось бы отметить, что Ваша аудиторская команда и является такой командой, то есть данные роли являются дополнительными к должностным инструкциям сотрудников. Единственное отличие – в scrum команде количество участников должно быть ограничено пятью членами. Кстати, в аудите, такое количество является также наиболее часто применимым. Это еще один плюс в пользу применения гибких методик в аудите.

На моем личном примере, мы завели свой Манифест по аудиту (далее по тексту Манифест), взяв за основу Agile Manifesto (прим. документ, содержащий описание ценностей и принципов гибкой разработки).

Мы не стали придумывать велосипед и приняли роли, указанные в Манифесте:
  • Руководитель проекта – руководитель аудиторской проверки, являющийся лицом. ответственном за окончательное качество продукта
  • Scrum мастер – член команды, отслеживающий выполнение задач и четко контролирующий сроки. Находится в постоянном контакте с командой и Руководителем проекта.
  • Остальные члены команды – аудиторская команда, вовлеченная в процесс.
Применение на практике
1) Оцениваются сроки завершения проекта с разделением на мини сроки (спринты), где можно будет оценить завершенность

2) Оцениваются KPIs или критерии завершенности


3) Вся информация, собранная во время собрания (так называемые стенд ап (stand up – стоя с англ) собрания), ведутся в выбранном приложении или иным предпочтительным способом скрам мастером. Основная идея стенд ап собрания – быстрота и функциональность, а сделать собрание таковым помогает тот факт, что делаете Вы его стоя, то есть в наименее комфортных условиях, и тогда члены команды склонны говорить кратко и по - существу. Опять же, собрание может быть проведено и при других условиях, главное – не более двух минут на каждого члена команды.

На каждой встрече Scrum мастер задает каждому члену команды следующие вопросы:
  • Что было сделано со времени предыдущей встречи в рамках спринта (5 дней);
  • Что планируется сделать до следующей встречи;
  • Что находится в процессе;
  • Имеются ли блоки и стоп факторы в процессе и необходима ли помощь других членов команды.
Таким образом, руководитель может почувствовать себя проектным менеджером и повысить свой имидж внутри организации, а также имеет возможность прокачать свои знания в новом направлении.

Но это не единственный положительный фактор применения гибких методик в аудите.

Как Agile Audit помог сократить бюджет по аудиту
Такой подход в аудите может значительно уменьшить бюджет времени на проведение аудиторских проверок, позволит не терять качества аудиторских проверок, отслеживать работу и решать недостатки в режиме реального времени, а еще это позволяет делиться идеями внутри команды и поддерживать командный дух.

Основные тезисы, которые я смогла сделать из своей практики и который позволил проводить в 1,5 раза больше аудитов, без потери качества и с сохранением текущего состава аудиторской команды:

  1. Пересмотр программ аудитов с учетом спринтов, то есть, если что-то не может быть покрыто за 2 недели, то задание дробится. Таким образом аудит становится более гибким и адаптированным к изменениям среды и имеющимся обстоятельствам.
  2. Ежедневные стенд ап встречи - существенно снижают количество времени, потраченное на задания, избавляет от дублирования функций несколькими сотрудниками.
  3. Во время таких встреч, основные тезисы фиксируются скрам мастером. Такого рода данные, могут лечь в основу планирования и в итоге сократить время на подготовку годовых планов аудита.
  4. Открытые вопросы и статусы предоставляются на обзор начальнику отдела команде как минимум один раз в 2 недели, таким образом позволяет отслеживать работу итеративно.
  5. Работа по подготовке отчета, разделенная на спринты и распределенная между участниками команды, повышает вовлеченность, прозрачность и взаимозаменяемость членов команды, а также является положительным фактором в рамках внутреннего обучения команды.
  6. Контрольная проверка и вычитка отчета начальником отдела занимает значительно меньше времени, так как проводилась на итеративной основе (см. пункт 4)
  7. Внедрение корректировок можно внедрять незамедлительно, так называемые "полученные уроки" во время постоянных встреч позволяют понять, что было сделано хорошо, что можно будет улучшить и от каких процессов необходимо избавиться.
На первых порах кажется, что это долго и очень неэффективно, но Вы увидите, как внедрение гибких методик помогут существенно улучшить Ваш процесс.

Выводы
Аудит с применением гибких методик обеспечивает выверку со всеми бизнес процессами и обеспечивает гарантию в реальном времени
Такой подход помогает команде аудиторов повысить эффективность, так как процесс находится под постоянным контролем и существует возможность сосредоточить больше времени и усилий на задания более высокого порядка
Имеется возможность координировать с аудируемыми и иметь промежуточные результаты на постоянной основе и существует больше возможностей прояснять открытые вопросы непосредственно в ходе аудита, что существенно снижает нагрузку команды и аудируемых на окончательных этапах аудита
Менее опытные участники получают выгоду от более тесного участия во всех аспектах аудита и возможность продемонстрировать компетентность в рамках постоянных стенд ап встреч
Члены аудиторской команды находятся в постоянном контакте, имеют возможность делиться мнением и быстро решать вопросы и проблемы